Cada documento de RH.
Pedido, aprovado, entregue.
Pedidos, aprovações, PDFs assinados e assiduidade — numa plataforma de RH segura.
- 14 modelos prontos
- PDFs assinados
- Relógio de ponto na web
- 09:42RequestedMaria José · Finance
- 11:03ApprovedSofia Mendes · HR Manager
- 11:05DeliveredPDF sent to employee
Do pedido ao documento, sem idas e voltas.
Dê aos funcionários uma forma simples de pedir documentos, enquanto os RH mantêm o controlo de cada etapa.
- 01
Pedido
Os funcionários submetem pedidos de documentos através de um fluxo digital simples.
- 02
Análise
Os RH analisam o pedido e verificam a informação necessária.
- 03
Aprovação
Os utilizadores autorizados aprovam o documento antes de ser emitido.
- 04
Entrega
O documento final é gerado e entregue de forma segura.
- 05
Acompanhamento
Cada passo fica registado, para que cada documento seja rastreável.
Um documento assinado, pronto a enviar.
Depois de o pedido ser aprovado, o funcionário descarrega um PDF final, gerado a partir do mesmo modelo que os RH configuraram.
- Assinatura do aprovador
- Assinado na aplicação, com o nome e a função do aprovador e a data e hora da assinatura.
- Referência e estado
- Cada documento tem o seu próprio número de referência e um carimbo de aprovado.
- Preenchido automaticamente
- Os dados do funcionário, a finalidade e o destinatário vêm do próprio pedido.
| Employee | Maria José |
|---|---|
| Badge | EMP-0142 |
| Department | Finance |
| In service since | March 2019 |
| Addressed to | Banco BAI |
| Purpose | Loan application |
We hereby declare that the person named above is employed by our organisation and that the information stated in this declaration is accurate as of the issue date.
Tudo o que os RH precisam para gerir os documentos dos funcionários.
Pedidos de documentos
Os funcionários pedem os documentos de que precisam, sem trocas desnecessárias de e-mails.
Fluxos de aprovação
Encaminhe os documentos pelo processo de aprovação adequado antes da entrega.
Registo de documentos
Mantenha os documentos dos funcionários organizados e acessíveis num sistema central.
Geração de PDF
Gere documentos de RH padronizados de forma rápida e consistente.
Assinaturas digitais
Suporte a fluxos controlados de aprovação e assinatura de documentos.
Histórico do pedido
Cada pedido guarda o seu histórico passo a passo, da submissão à entrega.
O seu registo, num relance.
Veja cada pedido, o seu estado e o que falta aprovar num só ecrã.
| Employee | Document | Requested | Status |
|---|---|---|---|
| Maria José | Employment Certificate | Sep 18 | Pending |
| João Manuel | Salary Declaration | Sep 17 | Approved |
| Ana Paulo | Employment Letter | Sep 16 | Completed |
| Carlos Neto | Work Reference | Sep 16 | In review |
Muito mais do que declarações e cartas.
Comece com modelos prontos para a papelada que as equipas de RH, segurança e operações tratam todos os dias — depois adapte-os ou crie os seus.
RH e emprego
- Declarações
- Certificados
- Cartas
- Processo disciplinar
Saúde, segurança e qualidade
- Formulários de incidente
- Cartões de observação de segurança
- Relatórios de não conformidade
- Sugestões de melhoria
Operações
- Vistorias de equipamentos
- Relatórios de manutenção
- Listas de verificação
- Listas de verificação de viagem
- Manifestos
- Gestão de visitantes
Assiduidade e ausências, junto de cada documento.
Registe o tempo de trabalho e as ausências no mesmo espaço onde estão os seus documentos de RH.
- Relógio de ponto na web
- Os funcionários registam a entrada e a saída no seu próprio portal, e cada marcação fica guardada no dia.
- Pedidos de ausência
- Os funcionários pedem férias, baixa médica ou licença sem vencimento, incluindo meios-dias, e a equipa aprova ou rejeita.
- Horários e feriados
- Defina horários de trabalho, pausas, períodos de tolerância e dias úteis, além de feriados por local ou departamento.
- Dispositivos biométricos
- Registe dispositivos ZKTeco e associe-lhes os funcionários. A sincronização automática das marcações chega em breve.
- Ana PauloAnnual leave · Nov 3 – 7Approve
- ApprovedCarlos NetoSick leave · Oct 21
- Calculada
- Aprovada
- Paga
- 485 000412 350Maria José
- 620 000516 020Pedro Kiala
- 350 000307 600Ana Ndala
- 275 000249 950João Mateus
Salários verificados antes de alguém pagar.
Calcule o mês a partir da assiduidade fechada, obtenha uma segunda aprovação e entregue a cada trabalhador o seu recibo.
- Calculados a partir da assiduidade
- O vencimento ilíquido, a INSS e o IRT são calculados a partir dos dados salariais de cada trabalhador e da assiduidade fechada do mês, incluindo horas extraordinárias e faltas.
- Aprovação por duas pessoas
- Uma segunda pessoa com acesso aos salários aprova cada folha, e tudo o que impede a aprovação é indicado antes de avançar.
- Recibos para cada trabalhador
- Os trabalhadores abrem e descarregam os seus recibos no próprio portal, em português ou inglês.
- Correcções, empréstimos e acertos finais
- Corrija um mês fechado, desconte prestações de empréstimos e faça o acerto final quando alguém sai.
Crie modelos de documentos de RH mais depressa com IA.
Use IA para acelerar a criação de modelos, mantendo os RH no controlo do documento final e do processo de aprovação.
This is to certify that {employee_name} has been employed at {company} since {start_date} as {job_title}.
Os documentos de RH merecem acesso controlado.
O 371 File dá às organizações as ferramentas para controlar fluxos de documentos, permissões, aprovações e o histórico de tudo o que acontece.
Espaços de trabalho isolados
Os funcionários, modelos e pedidos de cada empresa ficam no seu próprio espaço de trabalho.
Acesso por função
Administradores, aprovadores e funcionários só veem e fazem o que a sua função permite.
Aplicado na base de dados
As regras de acesso são verificadas pela base de dados em cada leitura e escrita, não apenas escondidas na interface.
Registo de auditoria
Alterações de funções, convites e decisões de aprovação ficam registados para os administradores.
Perguntas e respostas.
Ainda tem dúvidas? WhatsApp · comercial@utanhalab.com
Podemos usar os nossos próprios modelos de documentos?
Sim. Comece pelos 14 modelos incluídos, importe os seus a partir de ficheiros Word, PDF, HTML ou de texto, ou crie um com IA. Os modelos preenchem automaticamente os dados do funcionário e do pedido.
Como é que os funcionários têm acesso?
Os administradores convidam as pessoas por e-mail e escolhem a sua função. Também pode permitir que qualquer pessoa com o domínio de e-mail da sua empresa entre automaticamente, com a função que escolher.
Quem aprova os documentos?
A sua empresa decide. Defina funções de aprovador e encaminhe cada tipo de documento para elas. As aprovações são assinadas na aplicação com o nome, a função e a hora, e as rejeições incluem um motivo.
É preciso instalar alguma coisa?
Não. O 371 File funciona no navegador, em computadores, tablets e telemóveis.
Outras empresas podem ver os nossos dados?
Não. Cada empresa tem o seu próprio espaço de trabalho isolado, e as regras de acesso são aplicadas pela base de dados em cada leitura e escrita.
Que relógios de ponto podemos ligar?
Já pode registar dispositivos biométricos ZKTeco e associar-lhes os funcionários; a sincronização automática das marcações chega em breve. Entretanto, os funcionários podem registar a entrada e a saída no relógio de ponto na web.
Podemos guardar registos fora da aplicação?
Sim. Cada pedido guarda o histórico completo, e o registo de auditoria pode ser exportado num ficheiro CSV. Os documentos aprovados são descarregados em PDF.
Como começamos?
Peça uma demonstração ou fale connosco no WhatsApp. Mostramos-lhe o 371 File com os documentos que as suas equipas usam e ajudamos a configurar o seu espaço de trabalho.
Pronto para simplificar a gestão de documentos de RH?
Dê à sua equipa de RH uma forma mais rápida e clara de gerir os documentos dos funcionários.
Prefere e-mail? comercial@utanhalab.com